知らないと恥ずかしい請求書の書き方と送り方

個人事業主(フリーランス)として起業をして、最も重要で知識として必要になる請求書の書き方と送り方は正しく作成できないとトラブルの原因にもなりますし報酬を受け取ることができません。

 

 

本記事では、分かりやすい請求書の正しい書き方と送り方をお伝えしていきます。

 


また請求書を送る際の注意点やポイントも合わせてお伝えしていきますので、知らなくて恥ずかしいとなる前に事前に正しい情報を取り入れて学んでいきましょう。

 

 

今回は、MISOCAさんの請求書のサンプルを使い説明していきますので請求書作成サービスのご利用も検討してみてはいかがでしょうか?

MISOCAの請求書作成ページ

 

請求書とは何か

 

始めに請求書について簡単に説明します。

 

請求書は、販売した商品や提供したサービスの対価を請求するときに報酬を受け取るために必要な文書です。

 

請求書には、実際に販売した商品の個数サービスの内容など書き振込先の口座などを記載します。 見本はこちら↓

 

 

 

請求書を書く際に用意する物

請求書を書く上で用意する物が何点かあるのでご紹介していきます。

 

・請求書のテンプレート(フォーマットや雛形)または手書きの請求書でも可

 

現代では急ぎの処理など先方の事務処理の状況次第ではデータ送信も多くなってきてテンプレートや手書きは少し減ってきていますが、手書きの請求書は本人である証拠に加え気持ちが伝わることがメリットになります。

 

・切手 普通郵便で送る際に必要になります。 基本的には84円切手を用意してください。

 

メール便などは利用しないように注意してください。

 

・封筒 普通郵便で送る際に必要になります。

 

一般的なサイズは長形3号(120mm×235mm)になります。

 

・印鑑 請求書に捺印する際に必要になります。

 

取引先によりますが、印鑑が必須な場合もあるので用意しておきましょう。

 

またデータで送る場合は、電子印鑑も活用することが出来ます。

 

もちろん 取引先に確認が必要になりますが電子印鑑を使用できば捺印の手間を省くことが出来ます。

 

 

請求書の書き方

 

請求書の書き方を画像を使いながらご説明していきます。

 

どれも重要になってくるので、しっかりと読んでいただき役立ててもらえると幸いです。

 

 

①タイトル

 

請求書のは必ず「請求書」と分かりやすいように書いて下さい。

 

その理由ですが見積書や納品書との見分けがつきにくいからです。

 

レイアウトなどの酷似によって間違いを起こす原因になりかねませんのでしっかりと請求書と一目でわかるようにするのが、事務処理のミスなどを減らすことに繋がります。

 

 

②取引先の名前(事業者名)

 

請求書の記載に必ず必要になるのが交付を受ける事業者の名前も書き忘れないように注意してください。

 

記載を忘れると、送付ミスなどに気づくこともできるので事前に対策が出来ます。

 

 

③請求者(あなた)の名前

 

先ほどの取引先の相手同様に、請求書の作成をした人の氏名や名称などの情報を記載しましょう。

 

こちらの部分に担当者の印鑑を押す場合があります。

 

 

④請求書番号

 

こちらの 請求書の番号は問い合わせがあった際に確認を行うのがスムーズになる為非常に便利になります。

 

一度に複数の請求書を送る場合でも一枚ごとに個別の番号を設定しておくことで管理が簡単になりますし、確認もスムーズに行えます。

 

 

⑤取引内容

 

こちらには、実際に取引をした商品やサービスの内容を明記しましょう。

 

具体的に品目・品番、数量、単価、金額の四項目になります。

 

四項目を記載することで分かりやすい請求書を作成できます。

 

金額の単位

 

・単価や金額を記載する際に3桁ごとに【,】←を書くようにしましょう。

 

・金額が100000円の場合➡100,000、単価50000円の場合➡50,000 読みやすくなるため,をいれるようにしましょう。

 

金額を記載する際に、内税(消費税込み)か外税(消費税別)かを記載しましょう。

 

 

単価は税抜きで、小計の後に消費税を書くことが一般的です。 小計と合計を分けて記載すれば取引先からみても、支払いの内訳が分かりやすくなります。

 

 

⑥振込口座

 

取引先から振り込んでもらう口座を記載します。

 

銀行名と支店名と口座番号を記載して、加えて銀行コードや支店コードも記載するとより丁寧な請求書になります。

 

間違えると振り込まれないってこともあるので確認は怠らないようにしましょう。

 

 

⑦振込み手数料の負担する側の明記

 

振込する際の振込手数料をどちらが負担をするか、必ず明記しておくようにしましょう。

 

契約する段階で事前にどちらが負担をするか、話し合っておくことで思わぬトラブルを避けることができるのでとても大切な要素になります。

 

 

請求書の送り方

請求書を送り方ですが、主に3つの方法がございます。

 

普通郵便で送る方法とデータをそのまま(PDFファイル)送る方法とFAX送信があります。

 

送る際に注意点もあるので、気を付けてください。 基本的に、印鑑を用意しておくことをオススメします。

 

 

郵送の場合

郵送ですが、先ほどの用意する物でメール便を使わないようにと記載していましたが請求書は信書の扱いになる為メール便などの送付を行うと郵便法の違反になり罰則の規定に引っかかることで社会的信用の低下やコンプライアンス違反にもなる為に注意が必要です。

 

信書とは・・・特定の受取人に対して、差出人が意思や事実を通知する為に用いる文書のこと

 

ですが、規制の緩和により一部サービスを用いれば一部の運送業者などを利用することも可能です。

 

検討してみてはいかがでしょうか。 ゆうパックやゆうメールなどは現在も送ることは出来ませんのでご注意ください。

 

データ(PDFなど)で送る場合

急ぎの要件によっては、取引先の了承を得た場合データをそのままメールで送付することも可能です。

 

メールを送信する際は取引先に送ってほしいアドレスがあるかどうかの確認を行うことで、バージョンによって開けないといった可能性がなくなります。

 

送付が完了したら送付完了のご連絡を入れておくと印象がいいですね。

 

 

FAX送信する場合

 

FAX送信も先ほどのデータ(メール送付)同様に、取引先に了承を得てから送るようにしてください。

 

ただしFAXの性質上、紛失の恐れもありますしタイミングによっては送れないこともあるので注意が必要です。

 

基本的には急ぎの対応でのみ利用し、後日郵送をするのがオススメです。

まとめ

今回は、基本的な請求書の書き方と送り方と送る際の注意点やポイントについてお伝えしました。

 

請求書はなるべくわかりやすく、取引先に対しての配慮を行うことでよりスムーズになるかと思います。

 

金額面での数字の間違いはもちろんのこと、振込先の口座や取引先の名前と請求者の名前をしっかりと確認してから送り先も間違えないように注意して送付しましょう。

 

本記事を参考に正しい請求書作成の手助けになれば幸いです。

 

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