請求書を出し忘れた場合、売掛金は時効になるのか？請求書の有効期限とは

「請求書を発行し忘れて売掛金が入金されない」
「売掛金に時効があるって本当？」

企業間で取引が発生したら、債権者側が請求書を発行するのが一般的です。請求書がないと債務者も支払いの方法や期日、支払先口座が分からずに支払うことができないからです。

この請求書の発行を忘れてしまった場合、売掛金を受け取ることはできないのか？

また、売掛金に時効というものは存在するのかという点に関して解説していきましょう。

売掛金の請求権の時効は原則5年

売掛金自体には時効という考え方はありません。しかし、売掛金を請求する請求権には時効が存在します。請求権の時効期間は5年間であり、起算日は支払期限の翌日からというのが一般的です。

請求書を発行し忘れてしまい、5年が経過すれば売掛金の請求権が時効を迎え、売掛金を手にすることができなくなる可能性があります。

5年経過で自動的に請求権が消滅するわけではない

請求権の時効は5年間ですが、5年経過と同時に時効が成立し、売掛金の支払い義務がなくなるわけではありません。請求権の時効を成立させるためには、債務者が債権者に対し「時効の援用」を行う必要があります。

時効の援用とは、「時効が成立したため、支払い義務が消滅しました」という意思表示を債権者に行うことを指します。債務者がこの時効の援用を行った時点でその売掛金請求権は時効となり、売掛金の請求や回収はできなくなってしまいます。

この時効に関しては、請求書を発行していてもいなくても同様です。つまり債権者が請求書の発行を忘れて5年以上が経過し、債務者から時効の援用が行われた場合だけではなく、請求書を発行しているのに債務者が支払わないという場合でも時効は成り立つということです。

請求書を出し忘れた際の対応

商品を納品したり、サービスを提供した場合に、債権者が請求書の発行を忘れてしまった場合、どのような対処法があるかを解説していきましょう。

時効前に気づいた場合

時効期間である5年間が経過する前に発行忘れに気づいた場合、その時点で請求書を発行し、支払いを求める必要があります。ただしすぐに債務者に請求書を発行すればそれでいいというものでもありません。

請求書の発行忘れは債権者側のミスです。そのミスにより、急に請求を受けるというのは、債務者側にとっては喜ばしい状況ではありません。

まずは債務者となる取引先に連絡をし、請求書の発行忘れがあった旨を伝えましょう。その上で改めて請求書を発行しますが、取引先の経営状況や経理処理にも考慮し、互いの話し合いの中で最適なタイミングで発行するようにしましょう。

何も言わずにいきなり請求書を送ったり、債権者側のミスで請求書の発行を忘れたにもかかわらず、取引先の事情を考慮しないようなことがあれば、信頼関係に影響が出てしまいます。また、請求書の発行という当たり前の業務でミスを犯したということは、提供された商品やサービスにもミスがあるのではという疑念を抱かれる可能性があります。

その後の取引先との関係が悪化すれば、当然自社の売上にも影響が出ますので、しっかりとミスを認め、謝罪した上で相手の事情も考慮して請求書を発行するようにしましょう。

時効期間が経過してしまった場合

請求書の発行忘れに気づいた時点で、すでに時効期間である5年間が経過してしまっている場合でも、売掛金を回収する方法がないわけではありません。

ただし、この場合でもいきなり5年以上前の請求書を取引先に発行するのはおすすめできません。その請求書を受け取った取引先が、時効が成立しているので支払い義務は消滅していると主張すれば、時効の援用となり時効が成立してしまいます。

時効期間が経過している場合、まずは何より取引先に債務の存在を承認してもらう必要があります。きちんと担当者に連絡を取り、請求書の発行忘れに関する謝罪を行った上で、債務の承認をしてもらえるように働きかけましょう。

債務の承認に方法は主に2つです。1つは債務の存在を認め支払いを行う旨を記載した書面にサインをもらうことです。この書面が作成できれば、債務の承認を行ったこととなり書面作成時点から改めて5年間の時効期間が発生します。

もうひとつは一部の弁済です。債務全額ではなくとも一部を弁済してもらうことができれば、債務者が債務を認めたこととなりますので、やはり時効期間がリセットされ新たに5年間の時効期間が発生します。

売掛金の時効を猶予・更新する方法

売掛金請求権の時効は上記のような方法で更新することが可能です。更新する方法にはほかにもいくつかあり、そんな方法を紹介していきます。

また、売掛金請求権の時効は更新だけではなく猶予期間を設けることも可能です。猶予は更新とは違い、時効期間はリセットされません。しかし、時効期間を一旦停止し、6ヶ月間猶予させることができます。時効を猶予させる方法に関しても紹介していきましょう。

時効成立前に再度請求を行う

6ヶ月間の時効猶予のためには、時効成立前に再度請求書を発行し請求する必要があります。この場合通常の郵便ではなく内容証明郵便で送付するのが重要です。内容証明郵便は、その書面を送付したこと、そして先方が受け取ったことを公的に証明できる郵便であり、郵便局の窓口で申込めばすぐに発行可能です。

内容証明郵便で改めて請求書を送り、相手方が受け取ったという証明ができれば、時効期間は6ヶ月間猶予可能です。

仮差押えを行う

債務者に売掛金を支払ってもらうためには、差押えなどが必要になるケースがあります。ただし差押えを行うためには、裁判で判決をもらう必要があり、ある程度の時間が必要です。そこで活用できるのが仮差押えという方法です。

仮差押えとは、裁判を起こす前に裁判所に申し立てを行い、認められれば行える措置であり、一般的にはその後訴訟を行うというケースで活用される方法です。ある程度時間がかかる裁判の間に、債務者が資産を隠す、処分するなどを行えないようにする効力があり、また請求権の時効を6ヶ月間猶予することができる方法でもあります。

仮差押えを行う場合は、後に訴訟を起こすことが前提となりますので、訴訟が視野に入っているケースで利用を考えるといいでしょう。

裁判所に訴訟を起こす

売掛金を受け取るために裁判所で訴訟を起こすことで時効期間の更新が可能になります。もちろん条件としてはその訴訟において、請求権が存在していることが証明される判決をもらわなければいけません。

しっかりと証拠を準備し、確実に請求権の存在を証明できるのであれば、裁判を起こし判決をもらうことで請求権の時効期間はリセットされます。ちなみに確定判決を持って更新された請求権の時効は、その時点から10年間です。

裁判を起こした場合、判決まで至らなくともその前に債務者との調停が成立すれば、判決をもらった場合と同様に時効期間のリセットができます。調停の場合でも新たな時効期間は調停成立から10年です。

強制執行を行う

裁判で確定判決をもらい、債務者に対し強制執行を行うことができれば、やはり時効期間はリセットされます。強制執行を行うためには、確定判決書など「債務名義」と呼ばれる公的文書が必要です。債務名義にはいくつかの書類がありますので、適切な書類を準備し強制執行による売掛金の回収を目指しましょう。

ファクタリングを有効活用しよう

請求書の発行を忘れてしまった場合は、まずは債務者である取引先に連絡し、謝罪をした上で話し合って再度請求書を発行するのが一般的です。ただし、請求権が時効期間を経過しており、時効の完成ができる状態の場合は簡単ではありません。まずは何より請求書を必ず発行するという、当たり前の業務を確実に行う体制づくりが重要といえるでしょう。

請求書を発行しているにもかかわらず、売掛金が入金されないという場合でも、5年以上が経過し、債務者が時効の援用を行えば請求権は消滅してしまいます。そうならないために有効な手段のひとつとしてファクタリングの利用が考えられます。

早期現金化が可能

ファクタリングとは、自社が持つ売掛債権をファクタリング会社に譲渡し、売掛金を入金期日前に現金化するという資金調達法です。ファクタリングを利用することで、売掛金は早期に現金化できるため、未回収というリスクはなくなります。

未回収リスクを回避するファクタリングは、債権を譲渡する買取型のほかに、保証型という方法もあります。保証型ファクタリングの場合、ファクタリング会社が設定した保証金を事前に支払い、万が一売掛金が入金されなかった場合に、売掛債権を額面金額でファクタリング会社に譲渡するというものです。売掛金の入金に不安がある場合、そこに保証をかける形で利用します。

ファクタリングを利用して売掛金の回収を確実にするためには、ファクタリングの契約条件にも注目しましょう。契約条件に「償還請求権あり」となっている契約は避けてください。

償還請求権とは、売掛金が入金されなかった場合、ファクタリングを申込んだ企業がその損失を補填しなければいけないという契約です。過去の判例では、償還請求権付のファクタリング契約は、債権譲渡契約ではなく債権を担保とした貸金契約であるとされています。つまりファクタリングに見せかけた貸金契約という事になり、違法契約である可能性が高くなります。

売掛金未回収のリスクを回避するためにファクタリングを利用する場合は、必ず償還請求権に関して契約書に記されている部分をチェックしてから契約しましょう。

売掛金未回収リスクはファクタリング会社が負う

上の項の内容を見ていただければ分かる通り、ファクタリングで債権譲渡契約を結んだ場合、売掛債権の債権者はファクタリング会社に変わります。そのため売掛金の未回収リスクはファクタリング会社が負うことになり、申し込み企業は未回収リスクを回避できます。

売掛金の未回収リスクを背負うことで、手数料という売上を上げるのがファクタリング会社、手数料を支払うことで未回収リスクを回避することができるのが申し込み企業。これがファクタリング契約の正しい関係性となります。

まとめ

請求書の発行を忘れてしまったからと言って、売掛金を回収できなくなるということはありません。ただし、売掛金の請求権には時効が設定されており、支払期日の翌日から5年間が時効期間となります。

自社が請求書の発行を忘れてしまった場合は、取引先に連絡し、事情を説明の上謝罪を行いましょう。その上で両社の事情を鑑みて、新たに請求書を発行するのが一般的です。